Verklaring geen privégebruik auto geen garantie voor succes!

18-07-2015

In de dagelijkse praktijk krijg ik regelmatig vragen over de zekerheid die ontleend kan worden aan de verklaring geen privégebruik auto. Zekerheid ziet in dit geval op het achteraf niet ontvangen van verrassingen in de vorm van naheffingsaanslagen van de belastingdienst. Het antwoord op die vraag is makkelijk. Je kunt weinig tot geen zekerheid ontlenen aan de verklaring geen privégebruik op zich. Advies is om ervoor te zorgen dat je de (administratieve) verplichtingen als werkgever en als werknemer serieus neemt.

Wees op je hoede! Een “foutje” kan zo maar leiden tot forse naheffingen. Deze naheffingen kunnen vaak tot vijf jaar terug worden opgelegd met verhogingen als gevolg van belastingrente en boetes.

Ondernemer / werknemer

Heb je een verklaring geen privégebruik auto of overweeg je er één aan te vragen?

Belangrijk hierbij is dat je je realiseert dat je, bij een controle door de belastingdienst, altijd overtuigend moet kunnen bewijzen dat je met de betreffende auto dat jaar niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. Alleen dan voorkom je vervelende discussies met de belastingdienst. De praktijk wijst uit dat het bewijs hiervoor het beste kan worden geleverd door het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie. Het feit dat je de verklaring geen privégebruik auto hebt, betekent dus niet dat er sprake is van administratieve lastenverlichting.

Controle belastingdienst

In de basis zal de belastingdienst alleen een specifieke controle uitvoeren op de naleving van de verklaring geen privégebruik auto als er een duidelijke twijfel is over de zakelijkheid van de ritten. Dit kan bijvoorbeeld zijn als je met jouw zakelijke auto gesignaleerd bent op plekken die worden aangemerkt als overwegend privébestemmingen. Voorbeelden zijn pretparken, woonboulevards, strand, etc.

De belastingdienst kan je naar aanleiding van een dergelijke signalering een vraag stellen over de zakelijkheid van de betreffende rit. Het is dan aan jou om aan te tonen dat de betreffende rit zakelijk was of als privérit is aangemerkt in de sluitende kilometeradministratie. Aannemelijk maken van de zakelijkheid van de rit is hierbij niet voldoende.

Uiteraard heeft de belastingdienst ook nog de mogelijkheid om bij een reguliere belastingcontrole aandacht te besteden aan het privégebruik van de auto van de zaak. Bij de controle op de kilometeradministratie wordt vaak gebruik gemaakt van flitsgegevens van de politie en kilometerstanden die zijn ingevuld op de factuur bij een onderhoudsbeurt door de garage. Bij deze laatste is het dus van belang dat je goed controleert of de genoteerde kilometerstand op de factuur van de garage aansluit bij jouw eigen kilometeradministratie.

Werkgever

Voor de werkgever is er ook een taak weggelegd als het gaat om de verklaring geen privégebruik auto. In principe ben je als werkgever beschermd tegen een werknemer die niet kan aantonen dat er niet meer dan 500 kilometer privé is gereden met de auto. Deze bescherming vervalt echter op het moment dat je als werkgever wist of behoorde te weten dat jouw werknemer meer dan 500 kilometer privé heeft gereden met de auto van de zaak. Een aantal voorbeelden waarbij je als werkgever mogelijk actie moet ondernemen:

  • Je weet of hebt het vermoeden dat je werknemer met de auto van de zaak op vakantie is geweest, bijvoorbeeld door (toegenomen) brandstofverbruik in de vakantieperiode;
  • Je hebt een verkeersboete ontvangen van jouw werknemer waaruit je kunt afleiden dat het om een privérit gaat;
  • Je hebt overigens een vermoeden dat er mogelijk meer dan 500 kilometer privé wordt gereden met de auto.

Conclusie

De verklaring geen privégebruik auto lijkt een prima oplossing voor het voorkomen van bijtelling voor de auto van de zaak. Deze verklaring kent echter nog wel de nodige randvoorwaarden die je als ondernemer, werknemer en/of werkgever goed moet invullen. Wees alert en ga er niet vanuit dat de belastingdienst jouw deur wel voorbij gaat…

Terug naar blogoverzicht